Giải quyết vấn đề kiểm soát hàng hóa, quản lý tồn kho cho nhà bán lẻ

Quản lý tồn kho là một khâu quan trọng trong vận hành cửa hàng. Bạn đang là chủ cửa hàng? Bạn mong muốn tìm một giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả? Bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

Hàng hóa tồn kho cửa hàng bán lẻ là gì?

Mỗi cửa hàng cần có một lượng hàng tồn kho như là nguồn vốn dự trữ cho việc buôn bán. Nhằm mục đích dự phòng khi giá trên thị trường tăng đột biến.

Bên cạnh đó, hàng hóa tồn kho cũng giúp cửa hàng cung cấp cho người tiêu dùng trong thời gian nhất định.

Tuy nhiên, tồn kho không được quá nhiều hay quá ít. Nếu hàng hóa tồn quá nhiều sẽ dẫn đến nguồn vốn của cửa hàng bị ứ đọng, không được lưu thông. Hơn nữa, có thể hư hỏng, hết hạn sử dụng. Ngược lại, hàng tồn quá ít dẫn đến không đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thậm chí mặt hàng đó đột ngột tăng giá ở ngoài thị trường thì cửa hàng tiêu tốn một khoảng tài chính.

Hiện nay, một số nhà bán lẻ còn sử dụng sổ sách hoặc excel để quản lý hàng tồn kho:

Phương pháp thủ công, sổ sách

Cách quản lý này có chi phí vô cùng thấp, phù hợp với các cửa hàng nhỏ lẻ, ít hàng hóa. Nhược điểm tốn nhiều thời gian, công sức, độ chính xác thấp, không thể kiểm kê nhanh chóng, thuận tiện.

Áp dụng excel

Phương pháp quản lý bằng file excel có chi phí thấp, không cần phải trả bất kỳ chi phí nào khi có sẵn Microsoft Office trên máy tính. Có thể chia sẻ cho nhiều người dùng.

Ngược lại, file excel không có tính bảo mật cao cho dữ liệu được lưu trữ trên máy tính, dễ dàng bị đánh cắp bởi hacker. Hơn nữa, các công thức phức tạp, tốn nhiều công sức và thời gian nếu chủ cửa hàng không am hiểu rõ về excel. Nếu cửa hàng của bạn có nhiều loại hàng hóa, đa dạng mẫu mã thì ắt hẳn các nhà quản lý “khá nhọc” với phương pháp này.

Các công việc cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Cần sắp xếp, phân loại hàng hóa một cách khoa học

Các chủ cửa hàng có thể mất đến mấy ngày liền để kiểm kê, đếm hàng hóa nếu kho không được phân loại và lộn xộn. Vì vậy, việc sắp xếp hàng hóa trong kho rất quan trọng đối với bất kỳ cửa hàng nào. Bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và thuận tiện hơn trong việc kiểm kê hàng tồn kho.

Quản lý hàng hóa nhập – xuất rõ ràng, chính xác

Số lượng hàng tồn kho sẽ được tính bằng hàng nhập vào trừ hàng xuất đi. Chủ cửa hàng muốn tính được số lượng nhanh chóng hàng tồn thì số liệu nhập – xuất phải chính xác. Tình trạng chênh lệch giữa sổ sách và thực tế kho thì còn nhiều nguyên do khác nhau như thất lạc, hư hỏng, hết hạn. Vậy nên chủ cửa hàng cũng phải thống kê loại hàng hóa này để hạn chế chênh lệch.

Ngoài ra, các chủ cửa hàng cần phải theo dõi sát việc bán hàng, áp dụng nguyên tắc hàng nào nhập trước thì bán trước. Như vậy, cửa hàng của bạn sẽ tránh được hàng hóa bị hao mòn, hết hạn sử dụng.

Xác định được định mức tối đa và tối thiểu đối với mỗi hàng hóa

Nghiên cứu, xác định lượng hàng hóa tối đa và tối thiểu giúp cửa hàng tránh được việc nhập hàng “quá tay”. Phải đảm bảo ở mức tiêu thu của cửa hàng và cung cấp nhu cầu cho khách hàng.

Định mức sẽ phụ thuộc vào từng mặt hàng, thời gian và sức tiêu thụ của mặt hàng đó. Đồng thời cũng chủ cửa hàng phải linh hoạt với từng thời điểm, sự biến động của thị trường. Từ đó điều chỉnh định mức hàng hóa sao cho phù hợp.

Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho thực tế

Việc kiểm tra hàng tồn cần được thực hiện hàng ngày, hằng tuần. Khi kiểm kê số lượng hàng tồn hằng ngày sẽ biết được mặt hàng nào còn nhiều, còn ít hay thiếu so với định mức.

Bên cạnh đó, giúp chủ cửa hàng hạn chế được việc hư hỏng, thất lạc của hàng hóa. Phát hiện được hàng tồn quá nhiều và lâu để có phương án thanh lý, khuyến mãi thích hợp.

Đảm bảo được quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn ở kho

Chủ cửa hàng cần đảm bảo rằng kho lưu trữ luôn thoáng mát, an toàn. Đúng quy định bảo quản hàng hóa để không gây hại đến chất lượng hàng hóa.

Thiết lập các cơ sở vật chất về phòng cháy chữa cháy cũng là một việc quan trọng của quản lý hàng tồn kho.

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Một giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần đáp ứng các yếu tố sau:

Tiết kiệm chi phí tối đa nhất, tối thiểu hóa công sức, nhân sự cho chủ cửa hàng.

Có thể theo dõi hàng tồn ở mọi lúc mọi nơi.

Hỗ trợ cảnh báo các loại hàng hóa sắp hết và số lượng hàng cần nhập thêm.

Đơn giản, dễ thực hiện thao tác.

Đảm bảo độ chính xác, chi tiết.

Phần mềm quản lý cửa hàng ZinRetail hỗ trợ quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả. Đồng thời, ZinRetail còn kết hợp với bán hàng qua màn hình cảm ứng. Giúp chủ cửa hàng hiện đại hóa được cửa hàng, vận hành nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian – chi phí mà các phương thức truyền thống không làm được.

Liên hệ HOTLINE: 078 622 8768 – 096 688 59 59

Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm trong 30 ngày TẠI ĐÂY.